Hierbei handelt es sich um die Ermittlung und Umsetzung von Änderungen an bestehenden Geschäftsprozessen. Diese Änderungen können die Effizienz oder Leistung dieser Prozesse optimieren, indem sie Verschwendung, Kosten oder Risiken minimieren oder die Benutzererfahrung für Mitarbeiter oder Kunden verbessern.

Bei der Operational Excellence (operative Exzellenz) zur Verbesserung von Geschäftsprozessen steht der kulturelle Wandel im Mittelpunkt. Dabei werden sowohl die Mitarbeiter als auch die Prozesse daraufhin untersucht, wie die Mitarbeiter arbeiten und warum. Sobald diese Fragen geklärt sind, besteht der nächste Schritt darin, diese Prozesse so anzupassen, dass ihre Effizienz und Effektivität optimiert wird.

Performance Excellence ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der auf dem Baldrige Performance Excellence Program basiert. Hier wird die Leistung ganzheitlich bewertet, und zwar durch das Prisma von sieben Schlüsselbereichen: Führung, Strategie, Belegschaft, Kunden, Betrieb, Wissensmanagement und Ergebnisse. Während sich Operational Excellence in erster Linie mit Verfahren befasst, verfolgt dieses Konzept einen umfassenderen Ansatz für Verbesserungen, indem es jeden dieser sieben Bereiche gesondert abdeckt.

Das erste und offensichtlichste Hindernis bei der kontinuierlichen Verbesserung ist die Ideenfindung. Wenn Sie nicht genügend Ideen haben, wie Sie Ihr Produkt, Ihren Prozess oder Ihre Serviceleistung optimieren können, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine größere Zielgruppe in Ihr Programm einzubeziehen. Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass Ihre Zielgruppe immer engagiert und dazu motiviert ist, neue Ideen einzubringen.

Bei zu vielen Verbesserungsvorschlägen hingegenkann die Entscheidung, welche davon umgesetzt werden sollen, schwierig sein.. Sie solltendafür einen effizientenBewertungsprozess einrichten, idealerweise mit Funktionen, die die Bewertung und Priorisierung erleichtern, wie Automatisierung Beratern und Crowd-Voting.

Wenn die Entscheidung gefallen ist, welche Verbesserungen Sie umsetzen wollen, bleibt eine große Herausforderung: die effektive Umsetzung. Wenn Ihre neue Verbesserung oder Best Practice von 10.000 Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, benötigen Sie eine geeignete Methode zur Kommunikation mit den Mitarbeitern und zur Nachverfolgung des Prozesses. Zu diesem Zweck ist in der Regel ein eigenes Tool erforderlich.

In der Vergangenheit hatten die Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt nicht viele Möglichkeiten, um sich an Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung zu beteiligen. Dabei verfügen diese Mitarbeiter aufgrund ihrer umfangreichen Erfahrungen mit Ihren Produkten, Serviceleistungen und Prozessen oft über unschätzbare Kenntnisse.

Diese Mitarbeiter haben zwar vielleicht weniger praktische Erfahrung mit dem laufenden Betrieb Ihres Unternehmens, aber sie verfügen über technisches Know-how und andere, ebenso nützliche Kenntnisse. Für diese Teams ist es oft sehr einfach, die digitalen Plattformen zur kontinuierlichen Verbesserung zu nutzen.

Dies ist in der Regel die größte Zielgruppe, die einem Unternehmen zur Verfügung steht, und sie bietet ein großes Potenzial für kontinuierliche Verbesserungen. Ihre Kunden kennen Ihre Produkte und deren Probleme manchmal sogar besser als Ihre Mitarbeiter, und sie geben bereitwillig Feedback.

In vielen Fällen kann man die Aufmerksamkeit der Beteiligten am besten über eine kreative und besondere Belohnung auf sich ziehen. Das kann einfach ein eigener Parkplatz oder ein Mittagessen mit dem CEO sein. Solche Belohnungen können oft genauso attraktiv wie finanzielle Belohnungen sein.

Das Beste an der kontinuierlichen Verbesserung ist, dass sich der damit verbundene Nutzen oft leicht quantifizieren lässt. Daher fällt vielen Unternehmen die Rechtfertigung von Geldprämien oder Geschenken für Mitarbeiter recht leicht. Dabei kann es sich um einen festen Betrag für eine bestimmte Aufgabe oder einen auf der Rendite der umgesetzten Idee basierenden Betrag handeln.

Der altmodische Kasten, in den Mitarbeiter Vorschläge einwerfen können, kam vor der Internet-Ära in den meisten Unternehmen zum Einsatz. Er ist nach wie vor ein beliebtes (aber einfaches) Instrument zur Ideensammlung. Im Laufe der Jahre war der Vorschlagskasten für die Unternehmen ein großer Erfolg. Seine Schwächen liegen jedoch im Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Ideen erforderlich ist.

Heutzutage gibt es eine unendliche Anzahl digitaler Tools, die es Unternehmen ermöglichen, einen einfachen Einreichungsprozess durchzuführen. Mehrere Unternehmen haben ihre eigenen Tools von Grund auf neu entwickelt – einige davon mit großem Erfolg. Allerdings verfügen solche selbst entwickelten Tools oft nicht über die Funktionalität und Flexibilität, die für eine effektive Lösung für große Unternehmen erforderlich sind.

BPM-Software (Geschäftsprozessmanagement-Software) unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung, Verwaltung und Automatisierung verschiedener Aufgaben und Prozesse. Sie kann dazu beitragen, diese Prozesse durch Beschleunigung und Optimierung effizienter zu gestalten. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.

Dies sind Lösungen, die von Grund auf speziell dafür entwickelt wurden, Unternehmen bei der Umsetzung effektiver Programme zur kontinuierlichen Verbesserung in großem Maßstab zu unterstützen. Es gibt nicht viele speziell für die kontinuierliche Verbesserung entwickelte Lösungen – häufig werden Ideenmanagement-Plattformen oder andere Tools verwendet. Die vorhandenen Lösungen unterscheiden sich in Bezug auf Preis, Ausgereiftheit und Flexibilität, sie bieten jedoch alle eine Plattform mit einer Reihe von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, Ideen für kontinuierliche Verbesserungen zu sammeln, zu bewerten und umzusetzen.