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Was ist kontinuierliche Verbesserung?
Kontinuierliche Verbesserung ist letztlich im wahrsten Sinne des Wortes die fortlaufende Verbesserung und schrittweise Optimierung der Leistung von Produkten, Prozessen oder Dienstleistungen eines Unternehmens. Begriffe wie „Operational Excellence“ und „Prozessverbesserung“ werden manchmal gleichbedeutend mit kontinuierlicher Verbesserung verwendet, aber das ist nicht ganz korrekt. „Kontinuierliche Verbesserung“ ist eher ein Oberbegriff, der alle Herangehensweisen zur Geschäftsoptimierung und inkrementellen Innovation umfasst.
Welche Vorteile bietet die kontinuierliche Verbesserung?
Verbesserte Effizienz
Effizienz klingt nicht gerade aufregend oder innovativ, aber sie kann Unternehmen erhebliche Vorteile bringen. Eine rigorose Initiative zur kontinuierlichen Verbesserung wird ständig Möglichkeiten zur Zeitersparnis, Abfallvermeidung oder Kostensenkung aufdecken. Wenn diese individuellen Verbesserungen im gesamten Unternehmen als Best Practices umgesetzt werden, kann die Wirkung exponentiell sein.
Nachhaltigkeit
Eine der wichtigsten Herausforderungen für ein modernes Unternehmen ist es, das Umweltbewusstsein zu schärfen. Kontinuierliche Verbesserungsprogramme können ein unglaublich wirkungsvolles Mittel sein, um Bemühungen zur Abfallreduzierung und CO2-Neutralität voranzutreiben. Auch viele kleine Änderungen bringen große Erfolge!
Höhere Kundenzufriedenheit
Ein Bereich, der in der Regel verbessert werden kann, ist das Kundenerlebnis. Wenn Sie sich bei der kontinuierlichen Verbesserung auf Ihre Kunden konzentrieren, können Sie dafür sorgen, dass Ihre Produkte und Dienstleistungen vollständig auf die sich ändernden Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe abgestimmt sind. Außerdem können Sie die Zeit- und Kosteneinsparungen, die Sie intern erzielen, an Ihre Kunden weitergeben.
Kultur der kontinuierlichen Verbesserung
Dass Mitarbeiter ihre Ideen nicht einbringen, liegt oft daran, dass hierfür kein Prozess etabliert ist. Mitarbeiter mit Zugang zu einer Plattform für kontinuierliche Verbesserung wissen, dass ihre Ideen gehört und konstruktiv beurteilt werden. Dadurch ändert sich die Einstellung Ihrer Mitarbeiter zum Thema Innovation. Außerdem wird eine Kultur der Prozessverbesserung und operativen Exzellenz etabliert.
Höhere Mitarbeiterbeteiligung
Kontinuierliche Verbesserungen geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, etwas zu bewirken, und die Gewissheit, dass ihre Stimme von der Unternehmensleitung gehört wird. Außerdem fördern sie die Zusammenarbeit und Anerkennung unter den Kollegen. All diese Faktoren tragen zu einer stärkeren Mitarbeiterbeteiligung bei, die nachweislich die Produktivität und die Rentabilität steigert und gleichzeitig die Fehlzeiten und die Abwanderung von Mitarbeitern verringert.
Welche Herausforderungen gibt es bei der kontinuierlichen Verbesserung?
Es ist nicht einfach, eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln, in der die Benutzer motiviert sind, sich dauerhaft an dem Prozess zu beteiligen.
Manuelles Erfassen, Bewerten und Implementieren von Optimierungen auf Unternehmensebene ist unmöglich.
Ihr Prozess muss ausreichend durchdacht sein, um effektiv zu sein, und gleichzeitig einfach genug, um effizient zu sein.
In großen Unternehmen ist es schwierig sicherzustellen, dass Best Practices abteilungsübergreifend genutzt werden und nicht in Silos stecken bleiben.
Aufbau eines Programms zur kontinuierlichen Verbesserung
Welche zentralen Aspekte gilt es bei der Einführung eines Programms für die kontinuierliche Verbesserung in Ihrem Unternehmen zu beachten?
Im ersten Schritt definieren Sie Ihre Ziele. Möglicherweise wissen Sie bereits, worin die wichtigste Herausforderung besteht. Falls nicht, ist das aber kein Grund zur Sorge. Sie können zunächst immer Ihre Zielgruppe fragen, welche Probleme ihrer Meinung nach gerade am drängendsten sind. In jedem Fall sollte die klare Zielsetzung möglichst früh im Prozess stattfinden.
Hierbei handelt es sich um die Ermittlung und Umsetzung von Änderungen an bestehenden Geschäftsprozessen. Diese Änderungen können die Effizienz oder Leistung dieser Prozesse optimieren, indem sie Verschwendung, Kosten oder Risiken minimieren oder die Benutzererfahrung für Mitarbeiter oder Kunden verbessern.
Bei der Operational Excellence (operative Exzellenz) zur Verbesserung von Geschäftsprozessen steht der kulturelle Wandel im Mittelpunkt. Dabei werden sowohl die Mitarbeiter als auch die Prozesse daraufhin untersucht, wie die Mitarbeiter arbeiten und warum. Sobald diese Fragen geklärt sind, besteht der nächste Schritt darin, diese Prozesse so anzupassen, dass ihre Effizienz und Effektivität optimiert wird.
Performance Excellence ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der auf dem Baldrige Performance Excellence Program basiert. Hier wird die Leistung ganzheitlich bewertet, und zwar durch das Prisma von sieben Schlüsselbereichen: Führung, Strategie, Belegschaft, Kunden, Betrieb, Wissensmanagement und Ergebnisse. Während sich Operational Excellence in erster Linie mit Verfahren befasst, verfolgt dieses Konzept einen umfassenderen Ansatz für Verbesserungen, indem es jeden dieser sieben Bereiche gesondert abdeckt.
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess kann viele Phasen umfassen, und diese sollten auf der Grundlage Ihrer eigenen Anforderungen ausgewählt und priorisiert werden. Eine Sache, die Sie jedoch immer berücksichtigen sollten, sind die Hindernisse und Fallstricke, die verhindern könnten, dass bei Ihrem Prozess die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
Das erste und offensichtlichste Hindernis bei der kontinuierlichen Verbesserung ist die Ideenfindung. Wenn Sie nicht genügend Ideen haben, wie Sie Ihr Produkt, Ihren Prozess oder Ihre Serviceleistung optimieren können, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine größere Zielgruppe in Ihr Programm einzubeziehen. Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass Ihre Zielgruppe immer engagiert und dazu motiviert ist, neue Ideen einzubringen.
Bei zu vielen Verbesserungsvorschlägen hingegenkann die Entscheidung, welche davon umgesetzt werden sollen, schwierig sein.. Sie solltendafür einen effizientenBewertungsprozess einrichten, idealerweise mit Funktionen, die die Bewertung und Priorisierung erleichtern, wie Automatisierung Beratern und Crowd-Voting.
Wenn die Entscheidung gefallen ist, welche Verbesserungen Sie umsetzen wollen, bleibt eine große Herausforderung: die effektive Umsetzung. Wenn Ihre neue Verbesserung oder Best Practice von 10.000 Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden soll, benötigen Sie eine geeignete Methode zur Kommunikation mit den Mitarbeitern und zur Nachverfolgung des Prozesses. Zu diesem Zweck ist in der Regel ein eigenes Tool erforderlich.
Sie haben Ihre Ziele festgelegt – sehr gut! Jetzt ist es an der Zeit, sich Gedanken über Ihre Zielgruppe zu machen. Fragen Sie sich, wer am besten in der Lage ist, erfolgreich zu Ihrem Programm beizutragen, und in welcher Phase des Prozesses diese Zielgruppe einbezogen werden sollte. Wenn Sie z. B. einen ganz bestimmten Teil Ihres Angebots optimieren wollen, sollten Sie in der Regel nur Beteiligte mit entsprechender Erfahrung einbeziehen. Wenn Sie jedoch allgemeinere, breitere Verbesserungen anstreben, ist es sinnvoller, eine möglichst breite Zielgruppe zu beteiligen.
In der Vergangenheit hatten die Mitarbeiter mit direktem Kundenkontakt nicht viele Möglichkeiten, um sich an Initiativen zur kontinuierlichen Verbesserung zu beteiligen. Dabei verfügen diese Mitarbeiter aufgrund ihrer umfangreichen Erfahrungen mit Ihren Produkten, Serviceleistungen und Prozessen oft über unschätzbare Kenntnisse.
Diese Mitarbeiter haben zwar vielleicht weniger praktische Erfahrung mit dem laufenden Betrieb Ihres Unternehmens, aber sie verfügen über technisches Know-how und andere, ebenso nützliche Kenntnisse. Für diese Teams ist es oft sehr einfach, die digitalen Plattformen zur kontinuierlichen Verbesserung zu nutzen.
Dies ist in der Regel die größte Zielgruppe, die einem Unternehmen zur Verfügung steht, und sie bietet ein großes Potenzial für kontinuierliche Verbesserungen. Ihre Kunden kennen Ihre Produkte und deren Probleme manchmal sogar besser als Ihre Mitarbeiter, und sie geben bereitwillig Feedback.
Wahrscheinlich denken Sie, dass sich alle mit Innovationen beschäftigen möchten – und damit haben Sie theoretisch auch recht. Praktisch hingegen kann es schwierig sein, engagiere Leute zu finden, durch deren Einsatz das Vorhaben gelingt. Zum Glück haben Sie einige bereits bewährte Möglichkeiten, mit denen Sie für zielführende Beiträge sorgen können.
In vielen Fällen kann man die Aufmerksamkeit der Beteiligten am besten über eine kreative und besondere Belohnung auf sich ziehen. Das kann einfach ein eigener Parkplatz oder ein Mittagessen mit dem CEO sein. Solche Belohnungen können oft genauso attraktiv wie finanzielle Belohnungen sein.
Das Beste an der kontinuierlichen Verbesserung ist, dass sich der damit verbundene Nutzen oft leicht quantifizieren lässt. Daher fällt vielen Unternehmen die Rechtfertigung von Geldprämien oder Geschenken für Mitarbeiter recht leicht. Dabei kann es sich um einen festen Betrag für eine bestimmte Aufgabe oder einen auf der Rendite der umgesetzten Idee basierenden Betrag handeln.
Das TQM-Konzept (Total Quality Management, umfassendes Qualitätsmanagement) wurde von dem amerikanischen Statistiker William Deming entwickelt. Unternehmen können mithilfe des von ihm vorgeschlagenen 14-Punkte-Systems ihre Ziele für die kontinuierliche Verbesserung dauerhaft erreichen.
Im Wesentlichen geht es darum, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem jeder Mitarbeiter für die Qualität verantwortlich ist und alle Ressourcen erhält, die er zur Erreichung dieser Ziele benötigt. Die Richtlinien werden regelmäßig neu bewertet, um die Qualität zu sichern und die Prozesse zu optimieren.
Das Wort „Kaizen“ bedeutet wörtlich „gute Veränderung“. Es ist ein Ansatz, der aus vielen kleinen Verbesserungen besteht, die Schritt für Schritt zu großen Vorteilen führen. Das Konzept stammt aus der Nachkriegszeit in Japan, als das Land in einer Krise steckte und wieder aufgebaut werden musste. Heute ist Kaizen dafür bekannt, dass es bei globalen Marken wie Toyota, Nestlé und Unilever kontinuierliche Verbesserungen fördert.
Kaizen lässt sich in 4 Schritten unterteilen:
- Sehen: Verstehen, wo und wie Ressourcen ineffizient eingesetzt werden
- Lösen: Nach Lösungen für diese Probleme suchen, indem Sie Ihre Mitarbeiter nach Ideen fragen
- Standardisieren: Erfolgreiche Lösungen auf andere Bereiche des Unternehmens anwenden
- Nachverfolgen: Immer wieder auf die Lösungen zurückkommen, damit sie wirksam bleiben.
Das Geniale an Kaizen ist die Liebe zum Detail, mit der Probleme angegangen werden, und die Befugnis, die Mitarbeiter erhalten, um Veränderungen im Unternehmen zu bewirken.
Ein weiterer von William Deming entwickelter Ansatz ist das PDSA-Modell (Plan-Do-Study-Act), das eine Übersicht über die besten Verfahren zur Umsetzung von Ideen bietet. Das Management sorgt für das Testen der eingereichten Ideen. Nach der Analyse der Testergebnisse werden schließlich die besten Ideen übernommen und die Ergebnisse mit dem Rest des Unternehmens geteilt. Durch die Weitergabe der Ergebnisse dieser Experimente entwickeln die Unternehmen im Laufe der Zeit ein besseres Verständnis dafür, was funktioniert und was nicht.
Bei der LEAN-Methode zur kontinuierlichen Verbesserung geht es darum, mit geringerem Einsatz mehr zu erreichen. Sie beinhaltet Folgendes:
Wert liefern: die Bedürfnisse Ihrer Kunden kennen und sich bei allen Verbesserungsbemühungen darauf konzentrieren, diese zu erfüllen.
Prozesse abbilden: die Phasen kennen, die Ihr Produkt oder Ihre Serviceleistung durchläuft, bevor es/sie den Verbraucher erreicht.
Optimieren: sowohl in Bezug darauf, wie reibungslos ein Produkt oder eine Serviceleistung die von Ihnen definierten Phasen durchläuft, als auch durch die Beseitigung von Verschwendung.
Die LEAN-Methode ist ein Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung, der Unsicherheiten reduziert und uns hilft zu verstehen, wie wir unsere Zeit und Ressourcen am besten nutzen können.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um ein Programm zur kontinuierlichen Verbesserung durchzuführen, einige sind jedoch effektiver als andere. Bevor Sie sich auf eine bestimmte Lösung festlegen, sollten Sie eine Reihe von Faktoren berücksichtigen, um die für Ihre Bedürfnisse am besten geeignete Lösung zu finden.
Der altmodische Kasten, in den Mitarbeiter Vorschläge einwerfen können, kam vor der Internet-Ära in den meisten Unternehmen zum Einsatz. Er ist nach wie vor ein beliebtes (aber einfaches) Instrument zur Ideensammlung. Im Laufe der Jahre war der Vorschlagskasten für die Unternehmen ein großer Erfolg. Seine Schwächen liegen jedoch im Zeit- und Arbeitsaufwand, der für die manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Ideen erforderlich ist.
Heutzutage gibt es eine unendliche Anzahl digitaler Tools, die es Unternehmen ermöglichen, einen einfachen Einreichungsprozess durchzuführen. Mehrere Unternehmen haben ihre eigenen Tools von Grund auf neu entwickelt – einige davon mit großem Erfolg. Allerdings verfügen solche selbst entwickelten Tools oft nicht über die Funktionalität und Flexibilität, die für eine effektive Lösung für große Unternehmen erforderlich sind.
BPM-Software (Geschäftsprozessmanagement-Software) unterstützt Unternehmen bei der Gestaltung, Verwaltung und Automatisierung verschiedener Aufgaben und Prozesse. Sie kann dazu beitragen, diese Prozesse durch Beschleunigung und Optimierung effizienter zu gestalten. So haben die Mitarbeiter mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben.
Dies sind Lösungen, die von Grund auf speziell dafür entwickelt wurden, Unternehmen bei der Umsetzung effektiver Programme zur kontinuierlichen Verbesserung in großem Maßstab zu unterstützen. Es gibt nicht viele speziell für die kontinuierliche Verbesserung entwickelte Lösungen – häufig werden Ideenmanagement-Plattformen oder andere Tools verwendet. Die vorhandenen Lösungen unterscheiden sich in Bezug auf Preis, Ausgereiftheit und Flexibilität, sie bieten jedoch alle eine Plattform mit einer Reihe von Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, Ideen für kontinuierliche Verbesserungen zu sammeln, zu bewerten und umzusetzen.
Was versteht man unter Software zur kontinuierlichen Verbesserung?
Software für kontinuierliche Verbesserung bietet eigene Instrumente, um die Ideen Ihrer Mitarbeiter oder Kunden in Erfolge Ihres Unternehmens umzusetzen. Sie ist ein digitaler Arbeitsbereich, in dem Ihre Mitarbeiter gemeinsam daran arbeiten können, Ideen zu formulieren und zu entwickeln, sie zu bewerten, die Vorschläge mit dem größten Potenzial zu ermitteln und umzusetzen und den daraus resultierenden Geschäftswert zu beziffern. Jedes große Unternehmen, das ein effektives Programm zur kontinuierlichen Verbesserung entwickeln möchte, sollte sich für eine intelligente Software entscheiden, die flexibel auf die unternehmensspezifischen Bedürfnisse reagieren kann.
Wie funktioniert Software zur kontinuierliche Verbesserung?
Die Software zur kontinuierlichen Verbesserung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ideen zu sammeln und sie so effizient und effektiv wie möglich durch die verschiedenen Phasen der Pipeline bis zur Ausführung zu bringen. Das bedeutet, dass die Software eine hohe Beteiligung Ihrer Mitarbeiter bewirkt und einen Arbeitsablauf bietet, der sicherstellt, dass jeder weiß, was er wann zu tun hat, um die Vorschläge mit dem größten Potenzial zu ermitteln und weiterzuentwickeln.
Hier finden Sie eine Zusammenfassung eines typischen Softwareprozesses für kontinuierliche Verbesserung. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Lösungen über die gleichen Funktionen verfügen:
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess:
Sammeln von Ideen
Der erste Schritt besteht darin, von Ihrer Zielgruppe Ideen für kontinuierliche Verbesserungen einzuholen. Dies können Sie erreichen, indem Sie gezielte Kampagnen starten, in denen Sie um Vorschläge zur Lösung bestimmter geschäftlicher Herausforderungen bitten. Im Idealfall sorgen eine Reihe von Beteiligungsinstrumenten und Anreizen dafür, dass Ihre Zielgruppe so viele hochwertige Ideen wie möglich formuliert.
Evaluierung
Anschließend geht es darum, die eingegangenen Ideen zu bewerten. In dieser Phase können Sie Experten hinzuziehen und die Ideen anhand von vordefinierten KPIs bewerten. Die vielversprechendsten Ideen können Sie dann automatisch über Ihre Unternehmensstruktur weiterleiten.
Genehmigung
Am Ende der Evaluierungsphase können Sie eine vergleichende Analyse durchführen, um die Ideen mit dem höchsten Kosten-Nutzen-Verhältnis zu ermitteln und sie zur Umsetzung zu bringen.
Umsetzung
Die Umsetzung der abgesegneten Ideen können Sie über verschiedene integrierte Projektverfolgungsfunktionen verwalten. Die besten Lösungen bieten auch die Möglichkeit der Integration in die von Ihnen bevorzugten Projektmanagement-Plattformen von Drittanbietern.
Die Ideen Ihrer Zielgruppe wurden nun in die Realität umgesetzt. Dabei gibt es nur noch zwei Dinge zu erledigen: Die Überwachung der Performance, die Sie mit den Analyse- und Berichtstools Ihrer Lösung messen können. Und schließlich können Sie der Person, die die ursprüngliche Idee hatte, als Anerkennung für ihren Beitrag eine „weiche“ oder finanzielle Belohnung zukommen lassen.
Unsere Lösung
Q-optimize
Erfolgreiche Innovation muss nicht disruptiv sein. Mit Q-optimize können Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einrichten, der mit einer Vielzahl kleiner Innovationen eine Wirkung mit großem Umfang erzielt.
Vorteile von Q-optimize
Unternehmenskultur der Innovation
Schicken Sie Ihre Mitarbeiter auf eine Innovationsmission und sorgen Sie dafür, dass alle Ideen berücksichtigt werden.
exponentielle Rendite
Sammeln und identifizieren Sie Ideen, die nie dagewesene positive Auswirkungen auf Ihre Geschäftsergebnisse versprechen.
Herausforderungen
Nutzen Sie kollektive Intelligenz, um Ihre schwierigsten Herausforderungen zu bewältigen und Ihre größten Chancen zu nutzen.
Innovations-Portfolio
Erstellen und priorisieren Sie eine Pipeline mit innovativen Ideen für nachhaltiges Unternehmenswachstum
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… das ist kontinuierliche Verbesserung! Wir hoffen, dass wir Ihnen die diversen Herangehensweisen für kontinuierliche Verbesserung und die angebotenen Lösungen näherbringen konnten. Auf den nächsten Seiten erfahren Sie mehr über weitere wichtige Herangehensweisen rund um das Thema Innovationsmanagement.
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